Input Process Kvalitetssystem

Avviksbehandling

Modulen for avviksbehandling gir deg en oversikt over virksomhetens hendelser, avvik og kvalitetskostnader og mulighet til å iverksette korrigerende tiltak - slik at du oppnår kontinuerlig forbedring av virksomhetens prosesser. Dette utgjør en viktig del av det risikoreduserende arbeidet.

Registrering av hendelser og avvik - nøkkelen til kontinuerlig forbedring

Et levende kvalitetssystem krever kontinuerlig oppfølging i form av et system for registrering, behandling og måling av hendelser. Dette er kjernen i det forebyggende arbeidet med kvalitetssikring. En viktig forutsetning for avviksbehandlingen er derfor at det skapes en god virksomhetskultur for registrering av hendelser og avvik. Dette kan betraktes som første steg i arbeidet med å skape kontinuerlige forbedringer

Hva er avvik/hendelser?

• Brudd på myndighetskrav (lover og forskrifter).

• Alvorlige hendelser som ulykker m.m. som krever rapportering

• Nesten ulykker - registrering av nestenulykker er noe av kjernen i HMS-arbeidet

• Feil og mangler som er alvorlige, og som krever strakstiltak

• Feil og mangler som gjentas ofte, og som krever korrigerende tiltak

Risikoanalyse = Sansynlighet x Konsekvens

Ved å registrere og belyse de uønskede hendelsene kan du vurdere hvilken risiko de utgjør, og deretter planlegge og iverksette korrigerende tiltak. Slik kan du over tid redusere antallet uønskede hendelser, og kostnadene forbundet med dem. Ved å kontinuerlig sammenligne resultatene fra risikoanalysen med uønskede hendelser kan du aktivt foreta korrigerende tiltak og dermed forbedre risikoanalysen. Dette utgjør en viktig del av det risikoreduserende arbeidet.

Modulen for avviksbehandling dekker det du trenger for å behandle avvik og hendelser, samt foreta korrigerende tiltak, og inkluderer:

• Korrigerende og preventive tiltak• Saksbehandling• Oppgavebehandling• Rapporter• Avviks- og hendelsesregistrering• Avviksstatus• Hendelsesklassifisering• Risikovurdering• Varsling

Noen funksjoner og fordeler

• Saksbehandling

All kommunikasjon og alle oppgaver, både internt og eksternt, blir loggført hvor hver sak har et unikt saksnummer. Slik kan man når som helst gå inn på saken og legge til informasjon, lukke oppgaver, se hvor langt man er kommet i prosessen osv. I en saksbehandlingsprosess kan man også sette frister på de forskjellige oppgaver, slik at det er enkelt å følge opp i forhold til overskridelser.

• Oppgavebehandling med periodiske oppgaver med alarm

Definer og deleger oppgaver til brukere av systemet på en enkel, men samtidig dokumenterbar måte. Brukeren kan akseptere eller forkaste oppgaven. Og alle steg logføres.

• Hendelsesklassifisering med ferdig malsystem

Kategoriseringen av både interne og eksterne hendelser gjøres effektivt med ferdig malsystem for registrering av avvik. Malene kan enkelt tilpasses din virksomhet.

• Årsaksetterforskning

For å identifisere årsaken til at et avvik har oppstått er det viktig å foreta en årsaksetterforskning.

Vår modell for årsaksetterforskning er en femtrinns-modell hvor man har forhåndsdefinert overordnede og underordnede årsaker. Eksempler på årsaker kan være manglende opplæring, mangelfulle rutiner, dårlig kommunikasjon, systemfeil osv.

• Korrigerende og preventive tiltak

Du kan vurdere strakstiltak mens kunden tar kontakt eller umiddelbart etter at kunden har tatt kontakt.

• Risikovurdering/analyse

Risikovurdering av hver sak.

• Rapporbeskrivelser

Det er viktig å beskrive hva avviket består i, og identifisere objektet/området som avviket skal knyttes opp mot. I systemet har man mulighet til å velge ferdige hendelsestyper, definert i en dropdown liste. Dette er tilpasset den aktuelle malen. De samme hendelsestypene brukes også i risikoanalysen.

• Rapportgenerator og monitorering med statistikker

• Automatisk varsling av oppgaver på e-post

• Konfigurerbart rapporteringsskjema.

• Gode søkemuligheter med eksport til Excel

• Tilgjenglig på Norsk, Svensk, Dansk og Engelsk

• Support

Vi gir alle våre kunder den støtte og hjelp de behøver for å bli 100% fornøyd med sitt valg av Input Process.

Input Process